Webマーケ担当者がいないまま施策が止まっていても、人を探す前に増やしたい成果・最終判断を下す人・判断に使う数字の3つを決めれば動き出せます。ここでいうWebマーケ担当者は、ホームページの更新係ではなく、集客施策の優先順位を決めて数字に責任を持つ人のことです。
最初にやるのは、自社の不在がどの状態かを見分けることです。状態によって最初の一手が変わります。そのうえで3つを決め、採用や外部の人が決まるまでは、判断に必要な情報を集めて最終判断を下す人に届ける暫定責任者を社内に置けば、担当者がいなくても判断は先送りになりません。
この記事では、不在の3つの状態の見分け方、担当者がいない間に決める3つのこと、暫定責任者の立て方と暫定期間の終わらせ方、過去1年を基準にした数字の見方、外部に頼むときの役割の分け方と相談相手を順に扱います。
担当者がいなくても今から始めてよい理由
担当者が決まるのを待たずに、今日から動き始めて構いません。担当者がいない間に止まるのは、手を動かす作業よりも何を優先するかの判断です。判断なら、今いる社内の人でも引き受けられます。
準備がそろうのを待たなくてよい根拠
見込み客が集まっていない、知識も足りないという状態は、動き出してはいけない理由になりません。外部に集客を相談してくる会社は、見込み客がほとんど集まっていない段階から始めることが多いからです。
これは広告の運用、記事による集客、SNSの運用、見込み客の育成のどの相談でも同じです。準備が整った会社だけが始めているわけではないので、ゼロに近い状態を理由に先送りする必要はありません。始めたからといって成果が約束されるわけではないものの、止まっている間は判断の材料も増えません。
「始める」は判断の役と期限を決めること
ここでいう「始める」は、新しい施策を足すことではありません。止まったままの判断を誰が下し、その材料を誰が集めるかを、期限つきで社内に決めることです。採用の条件が固まっていなくても、この2つの役を持つ人と期限なら今日決められます。
待つことの損は、時間だけではありません。担当者がいない期間に誰も何も決めなければ、次に入る人に渡せる記録も残りません。仮の判断でも、誰が何を決めたかを書き残しておけば、その記録が次の人への引き継ぎになります。
担当者不在で止まるのは作業より判断
担当者がいない会社で最初に止まるのは、作業そのものより「何を優先するか」の判断です。作業は外に頼めても、優先順位を決める人がいなければ、頼んだ作業もばらばらに動きます。
起きることは主に次の3つです。
- ホームページやSNSの更新が止まり、古い情報が載ったままになる
- 制作会社や広告代理店など、依頼先ごとに施策が決まり、全体のつながりがなくなる
- アクセスや問い合わせの数字を誰も見ず、続けるかやめるかを決められない
3つの根は同じで、どの施策を先にやり、どれをやめるかを決める人がいないことです。不在になる背景には、経験者を採りにくいことや、兼任の人に仕事が偏っていたことがあります。ただ、原因をたどるより先に判断を引き受ける人を決めるほうが、早く状態を変えられます。
担当者不在の3つの状態と見分け方
Webマーケ担当者の仕事は、手を動かす作業、何をやるかの判断、数字の確認の3つに分かれます。不在と一口に言っても、このうちどれが欠けているかで最初に打つ手が変わります。まず自社がどの状態にあるかを確かめてください。
状態を見分ける3つの質問
自社の状態は、次の3つの質問に答えると見分けられます。どれも「はい・いいえ」ではなく、人の名前や予定表で答える質問です。答えに詰まった質問が、欠けている部分です。
- 直近で施策を始めた、またはやめたとき、最後に決めたのは誰でしたか
- その人がマーケに使う時間は、来週の予定表に入っていますか
- 先月の問い合わせ件数を、今日中に答えられるのは誰ですか
| 状態 | 3つの質問への答え | 最初の一手 |
|---|---|---|
| 誰も担当していない | 決めた人の名前が出ず、予定表にも時間がなく、件数を答えられる人もいない | 最終判断を下す人を1人決める |
| 兼任者だけ | 決めた人の名前は出るが、その人の予定表にマーケの時間が入っていない | 使う時間を予定表に入れ、作業を減らす |
| 外部任せで最終判断を下す人がいない | 決めたのは依頼先で、件数も依頼先の報告書を開かないと分からない | 報告の受け手と、毎月次の一手を決める人を置く |
時間を見込みでなく予定表で確かめる理由
時間を「週に何時間くらい」と見込みで聞かず予定表で確かめるのは、予定に入っていない時間は忙しい週に残らないからです。見込みで答えると、本業に削られる前の時間を答えてしまいます。
誰も担当していない会社の最初の一手
誰も担当していない会社の最初の一手は、作業や依頼先を探すことより、最終判断を下す人を1人決めることです。依頼先を先に決めても、提案の中からどれを採るかを決める人がいないと、話が前に進みません。
担当者が急に辞めたらアカウントを会社の名義に戻す
担当者が急に辞めて誰もいなくなった場合は、最終判断を下す人を決めるのと同じ日に、もう1つ済ませることがあります。辞めた人の個人の名義や個人のメールアドレスで登録されたままのアカウントを、会社の名義に戻すことです。確かめるものは主に次のとおりです。
- 広告のアカウントと、その支払いに使っているカード
- Webサイトの管理画面と、ドメイン・サーバーの契約
- アクセス解析など、数字を見るためのツール
- SNSのログイン情報と、二段階認証の確認コードの受け取り先
兼任者だけで回している会社の最初の一手
兼任者だけで回している会社の最初の一手は、兼任者がマーケに使う時間を予定表に入れ、作業を減らして判断を残すことです。予定に入っていない兼任は、本業の急ぎの用事が入るたびに後ろへずれます。
決める人がいても、決める時間がなければ、外から見れば不在と同じ状態です。兼任を続けるなら、まず時間を予定の形で確保し、その時間に収まらない作業を外すところから始めます。
STEP1：兼任者がマーケに使う時間を、曜日と時間帯まで週の予定に入れる
STEP2：その時間で終わらない作業を書き出し、外に頼むかやめるかを決める
STEP3：残った時間を、施策の優先順位と数字の確認に使う
この3つを回せた兼任者は、「採用までの暫定責任者の立て方」で扱う暫定責任者の第一候補になります。予定表で時間を守れたこと自体が、暫定の期間を任せられるかの目安になるからです。
外部任せで最終判断を下す人がいない会社の最初の一手
制作・広告・SNSを別々の会社に任せている会社の最初の一手は、報告を受け取る人と、月に1回数字を見て翌月の動きを決める人を社内に置くことです。依頼先が増えるほど、全体の順番を決める役は社内に残ります。
依頼先は、それぞれの専門の範囲で最善を提案するのが仕事です。制作会社はサイトの改修を、広告の運用会社は配信の強化を、SNSの運用会社は投稿の工夫を勧めがちです。どれも筋の通った提案でも、予算と時間をどこに先に使うかを比べて決める人がいなければ、提案の数だけ施策が並びやすくなります。
これは依頼先の質の問題ではありません。報告の受け手を1人に決めて各社の月次の報告を集めるだけで、比べる場所ができます。そのうえで、最終判断を下す人が次の月に何を優先するかを決めてください。
担当者がいない間に社内で決める3つのこと
担当者がいない間に社内で決めておくのは、増やしたい成果、最終判断を下す人、判断に使う数字の3つです。担当者がいれば本人が持っていたはずの基準を、先に社内に置いておく作業にあたります。この3つがあれば、採用や依頼の話を始めても方向がぶれず、決まるまでの間も社内で動けます。
増やしたい成果を1つに絞る
最初に、今期いちばん増やしたい成果を1つだけ選びます。成果を1つに絞ると、その成果につながらない施策を断る理由ができるからです。
候補は、問い合わせ、資料請求、商談、採用の応募などです。迷ったら、営業や経営の会議でいちばん話題に上る数字を選んでください。
成果を問い合わせに決めれば、問い合わせにつながりにくい施策は続ける理由を説明できなくなります。たとえば、目的に合わないSNSの毎日の投稿がそれに当たります。やらない施策が決まると、少ない人手を1つの成果に集められます。
複数の成果を同時に追うと、どの施策にも少しずつ手を付けて、どれも途中で止まりやすくなります。2つ目の成果は、1つ目の数字が毎月見えるようになってから足しても遅くありません。
担当者がいない間に最終判断を下す人を決める
担当者がいない間は、最終判断を下す人を名前で決めておきます。決めないままでいると、判断は依頼先の提案どおりに流れるか、誰も決めないまま先送りになるかのどちらかに寄るからです。
選ぶ基準は肩書きより、確認に時間を割けて、決めた期限を守れるかです。肩書きが上の人ほど予定が埋まりやすいので、本人と一緒に確かめてから決めてください。
判断に使う数字を1つ選ぶ
判断に使う主役の数字は、選んだ成果に直結するものを1つに決めます。成果を問い合わせにしたなら、月の問い合わせ件数がその数字です。
担当者がいない会社では、専門の道具がなくても数えられる数字を選びます。問い合わせなら、フォームの通知メールや電話の記録を数えれば、誰が数えても同じ件数になります。アクセス数のように解析ツールの設定や権限が要る数字は、前任者のアカウントが戻っていなければ見ることもできません。
主役を1つにするのは、会議で「先月より増えたか」を一言で確かめるためです。商談と受注は主役とは別の確かめ役で、問い合わせが売上につながっているかを見るために、「問い合わせから受注までを1枚で追う」の表で同じ月の欄に並べます。ここでは、主役の数字を1行で書き出すところまで済ませてください。
採用までの暫定責任者の立て方
採用や外部の人の確保が決まるまでの間も、社内に暫定責任者を1人置きます。暫定責任者の役は判断を下すことではなく、判断に必要な情報と数字を集めて最終判断を下す人に届ける窓口です。この窓口がいない期間をつくると、判断の材料が最終判断を下す人に届かず、その間の判断がすべて先送りになるからです。
暫定責任者に向く人の条件
暫定責任者に向くのは、最終判断を下す人に直接すぐ確認できる位置にいる人です。暫定責任者の仕事は、社内の情報と依頼先の提案を集めて最終判断を下す人に届けることなので、間に何人も挟むと、決まったことが伝わるまでに日数がかかり、窓口として働けません。
もう1つの条件は、マーケに使う時間を予定表に入れられることです。「状態を見分ける3つの質問」で予定表に時間が入らなかった人に任せると、暫定の期間は名前だけで終わります。
マーケの専門知識は、暫定の期間には必須ではありません。作業は外部や道具で補えます。顧客と接する仕事をしてきた社員は候補に挙がりやすい一方、パソコンに詳しいという理由だけで選ぶと、何を優先するかを決める材料を持てません。
暫定責任者に任せることと任せないこと
暫定責任者には、目的を確かめ、情報を集めてつなぐ役を任せ、成果の全責任と作業の全部は任せません。両方を背負わせると、本業と合わせて手が回らなくなり、暫定の期間が終わる前に止まります。
| 区分 | 中身 | 理由 |
|---|---|---|
| 任せる | 目的の確認・社内の情報集め・依頼先との窓口・数字の共有 | 社内を知る人にしかできず、本業と両立できる量に収まる |
| 任せない | 成果の全責任・作業の全部 | 結果の責任は最終判断を下す人が持ち、作業は外部や他の社員に分ける |
外部と組みながら社内に提案の型を残した事例
株式会社SEIRYOは、広告運用の経験は豊富な一方で、マーケティング戦略を全体から描ける人材が足りず、業務委託の人と組むのも初めてでした。
社内との連携が不安だったなか、教わるだけで終わらせず、自分たちでも使えるように提案のフォーマットを型にしてもらったと話しています。その後、新しい案件を取れるようになり、社員の力も上がったと振り返っています。戦略づくりから提案まで自分たちで進めることは、これからの目標として語っていました。一社の例で、同様の効果を保証するものではありません。
暫定の期間に外部と組む場合も、成果物だけでなく進め方の型を社内に置いていってもらうよう、頼む時点で伝えておくと、担当者が決まったあとの引き継ぎに使えます。
暫定期間の終わらせ方と次の判断
終わりの日に使う記録と埋め方の候補
終わりの日に決めるのは最終判断を下す人で、材料を出すのは暫定責任者です。材料になるのは、期間中の記録です。どの作業に何時間かかり、どの判断で材料が足りず、最終判断を下す人の決定を待ったかを、週に1回でも書き残しておきます。
| 記録に多く残ったこと | 埋め方の候補 |
|---|---|
| 作業に時間を取られ、判断の時間が残らなかった | 作業を外部に移し、判断は社内に残す |
| 何を優先するかの材料がそろわず、最終判断を下す人の決定を待つ回数が多かった | 判断まで任せられる経験者の採用か、外部の相談相手を検討する |
| 予定どおりの時間で回り、数字も毎月そろった | 暫定責任者を正式な担当にして、社内で育てる |
表は目安で、1つに決めきる必要はありません。作業は外部に移し、判断は暫定責任者を育てて持たせる、という組み合わせもあります。
暫定期間は件数でなく体制で評価する
暫定期間の評価は、問い合わせが何件増えたかではなく、体制が整い、数字が毎月見えるようになったかで行います。短い期間では成果が出きらない施策も多く、件数で測ると暫定責任者に無理な責任を負わせることになるからです。
この期間の記録は、そのまま次の人の要件になります。どの作業に何時間かかり、どの判断で材料が足りなかったかが書いてあれば、採用でも外部に頼む場合でも、求める人を具体的に伝えられます。
担当者がいない間の数字は過去1年を基準に見る
専門の担当者がいなくても、月に1回、1枚の表を自社の過去1年と比べて見る形に絞れば、数字は回せます。見る数字を増やすほど、まとめる手間が増えて続かなくなるからです。
過去1年の月平均を基準に置く
最初に、過去1年の月ごとの問い合わせ件数を数え、月平均を出しておきます。これが、続けるか止めるかを決めるときの基準になります。業界の平均より自社の過去の数字のほうが、商品や地域といった事情の違いに左右されずに比べられます。
前任者が記録を残していない場合は、フォームの通知メールや問い合わせ用の受信箱をさかのぼって数えます。12か月分そろわなければ、数えられた月だけで平均を出し、何か月分で出したかを書き添えておきます。季節で件数が大きく動く商売なら、平均と並べて前の年の同じ月の件数も控えておくと、比べ違いを防げます。
基準を出す作業には、専門の知識も解析ツールも要りません。暫定責任者が最初に引き受ける仕事として向いています。
問い合わせから受注までを1枚で追う
表には、主役の問い合わせ件数と、そのあとの商談になった件数・受注件数を月ごとに並べます。主役の数字は問い合わせの1つのままで、商談と受注は、増えた問い合わせが売上につながっているかを確かめるために同じ行に置きます。
| 月 | 問い合わせ件数（主役） | 商談になった件数 | 受注件数 | 翌月に決めたこと |
|---|---|---|---|---|
| 過去1年の月平均 | （記入） | （記入） | （記入） | （空欄） |
| （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） |
表を埋めるのは暫定責任者、表を見て翌月の動きを決めるのは最終判断を下す人です。依頼先の報告書にある記事の本数や広告の表示回数は、この表には書き写しません。問い合わせが動かない理由を探すときに、報告書のほうを開けば足ります。
問い合わせは増えているのに商談が増えない月が続くなら、集める施策を足すより、問い合わせのあとの対応を先に見直す合図です。表の左から右へ数字が細っていく場所が、次に手を入れる場所になります。
続けるか止めるかを決める日を先に置く
施策を始める日に、続けるか、止めるか、範囲を変えるかを決める日も一緒に決めます。決める日がないと、成果が見えない不安から早く止めすぎるか、惰性で続けすぎるかのどちらかになりやすいからです。
決める日は手応えが出る時期より後ろに置く
施策ごとに手応えが出る時期は違うので、決める日はその時期より手前に置かないようにします。見当は、施策が問い合わせに届くまでの道のりの長さでつけられます。広告のように、出した日から人がサイトに来て問い合わせできる施策は、表の数字に早く表れます。検索からの集客のように、記事が検索結果に出て読まれるようになるのを待つ施策は、表に表れるまでに時間がかかるので、決める日を広告より後ろに置きます。依頼先がいるなら、どのくらいで兆しが見えるかも聞いて合わせてください。
決め方は、始める前に書いておきます。たとえば、決める日の月の問い合わせ件数が過去1年の月平均を上回っていれば続ける、届かなければ範囲を変える、という形です。決める日を暫定期間の終わりの日とそろえておくと、施策の続け方と体制の埋め方を1回の場で決められます。
外部に頼むときに社内で分ける役割と相談相手
外部に頼む範囲が広がっても、社内に残すものは変わりません。担当者がいない会社では、残すものを最終判断を下す人と暫定責任者のどちらが持つかまで決めておくと、頼む相手や範囲を変えるときにも迷わずに済みます。
社内に残す判断の持ち分け
社内に残すのは、目的・優先順位・予算・成果の確認という判断と、アカウントの名義です。制作や運用といった作業は外に頼めても、これらを手放すと、施策が事業に役立っているかを誰も確かめられなくなります。
| 社内に残すもの | 最終判断を下す人 | 暫定責任者 |
|---|---|---|
| 目的 | 決める | 依頼先に伝え、提案がずれていないか確かめる |
| 優先順位 | 毎月決める | 各社の提案と数字を集めて並べる |
| 予算 | 決める | 使った額を月の表と一緒にまとめる |
| 成果の確認 | 表を見て翌月の動きを決める | 表を埋める |
| アカウントの名義 | 会社の名義になっているかを確かめる | 依頼先に渡す権限を管理し、契約が終わったら外す |
判断を1人で抱えないための相談相手
ほぼ1人で判断している経営者や暫定責任者は、利害の離れた相談相手を1人持っておくと判断がぶれにくくなります。社内に相談できる人がいないと、依頼先の言うとおりに進めるか、何も決めないかに偏りやすいからです。
相談相手の作り方は主に3つです。月に数回話を聞いてくれる顧問と契約する、同じくらいの規模の会社を経営する知人に定期的に意見を聞く、マーケの実務を持つ個人に期間を区切って入ってもらう、のいずれかです。
最初は、毎月の数字の表と暫定期間の記録を見せて意見をもらうだけでも役に立ちます。表と記録がそろっていれば、相談相手は自社の事情を一から聞かなくても、どこで迷っているかをつかめます。
まとめ
Webマーケ担当者が不在のときは、人を探すより先に、決める順番をそろえると動き出せます。まず3つの質問で、誰も担当していない・兼任者だけ・外部任せのどの状態かを見分けます。担当者が急に辞めたなら、アカウントを会社の名義に戻すことも同じ日に済ませます。
次に、増やしたい成果・最終判断を下す人・判断に使う数字を1つずつ決めます。次の担当が決まるまでは、暫定責任者に窓口と数字の共有を任せ、終わりの日と記録の付け方も決めます。数字は過去1年の月平均を基準に、問い合わせと、その先の商談・受注を毎月1枚の表で確かめます。
今日やることは次のとおりです。
- 3つの質問に答え、自社の状態を1つに決める
- 今期増やしたい成果を1つ選び、最終判断を下す人の名前を書く
- 暫定責任者の候補を1人挙げ、任せることと任せないこと、終わりの日を伝える
- 過去1年の問い合わせ件数を数え、月平均を表の1行目に入れる
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