【個人事業主必見】領収書のもらい方と保管方法は?レシートでも代用できる?

お金の知識

個人事業主になったら、経費申請は欠かせない業務になると思います。経費申請にあたって、「領収書」はその経費が本当に適切な経費かどうかを証明する大切な書類です。

「領収書をとっておくことは何となく知っているけど、どれくらいの期間とっておけばいいの?」「領収書の代わりにレシートも大丈夫?」、「そもそも領収書って何?」

一方でこのような疑問を抱えている方もいるのではないでしょうか?

そこで今回の記事では、「領収書とレシートの違い」、「領収書をもらう際に確認するべきこと」、「領収書の代用となるもの」などをご紹介します。領収書の保存方法もご紹介するので、個人事業主として独立したばかりと言う方は特に、最後までご覧ください!

【今回の記事でわかること】
・そもそも領収書とは(領収証、レシートとの違い)
・領収書をもらう際に確認すべきこと
・領収書の代用になるもの
・領収書の保存期間
・領収書の保管方法

「そもそも個人事業主とは?」「会社員で副業をしているけど個人事業主として開業をする必要があるの?」という疑問を抱えている方は以下の関連記事をご一読ください。
【関連記事】個人事業主とは?副業をしている会社員は個人事業主としての開業が必要?

領収書とは?

領収書とは、商品やサービスに対して”確実にお金を払ったこと”を証明するためのものです。店側にとっては、商品やサービスを提供したことに対する対価として、確実にお金を受け取ったことを証明するためのものです。

個人事業主として事業を営む上で、経費申請は欠かせません。それらの経費を税務署に適切であると認めてもらうために証拠となるのが「領収書」と言えます。

また、領収書は確定申告の際に必ず必要となりますので、きちんと整理・保管する必要があります。

領収書と領収証の違い

領収書と似たような言葉に「領収証」というものがありますが、実は両者にはほとんど違いはありません。

強いて違いを上げるとすれば、その名の通り「領収書」は”書類”の意味合いが強いですが、「領収証」は金銭の受け取り事実を”証明”する意味合いが強いという違いがあります。

領収書とレシートの違い

領収書とレシートの大きな違いとして、領収書には「宛名」が書かれているのに対し、レシートには宛名が書かれていません

領収書をもらう際に確認すべきこと

領収書は商品やサービスを受けた際に、消費者が自ら発行の要求をしなければ発行してもらえません。個人事業主の方は、領収書をもらう際に確認するべき点がいくつかあります。

以下にそのポイントをご紹介します。

①日付:日付に間違いがないか
②宛名:屋号や氏名が間違いなく書かれているか
③但し書き:何に使ったのか具体的に書かれているか、クレジットカードをつかった際はその旨が記載されているか
④金額:金額に間違いはないか
⑤印紙:金額が5万円以上の場合は、収入印紙が貼ってあるか(クレジットカードの場合は必要ない)
⑥発行者:支払い先の住所、店名などが記載されているか
経費処理の都合などで、日付を操作することは違法行為とされることもあります。きちんと正しい情報が書かれているか、確認をしましょう。

宛名に「上様」と書くのはOK?

急いでいる時など、宛名の部分に「上様」と書いてもらっている方も多いのではないでしょうか。結論から言うと、上様ではなく正しい屋号や氏名を記入してもらうのが無難といえます。

宛名に上様と書かれた領収書が認められる場合は限られており、「記載金額が3万円未満」かつ小売業、飲食業、旅行に関する事業」などで支出した場合のみ認められます。

ただし、税務調査の際に宛名に上様と書かれた領収書では、私用で使ったものでないとハッキリ証明できないため、効力の低い領収書となってしまいます。そのため、普段からきちんと宛名を書いてもらった方がトラブルを防げるため無難だと言えます。

但し書きに「お品代」書くのはOK?

但し書きに「お品代」と書くことについても、きちんと詳しい品名を書いてもらった方が良いと言えるでしょう。

やはり税務調査などの際に、私用で使ったものでないとはっきり証明できるように、「お品代」ではなく詳しい品名を書いてもらうのがベターです。

領収書の代用になるもの

時には”領収書をもらい忘れてしまった!”なんてこともあるのではないでしょうか。ここでは、領収書の代わりとなるものをご紹介します。

レシートは領収書の代わりになる?

レシートは領収書の代わりになる場合もあります。

必要事項が書いてあればレシートを経費申請の際に使用することができます。国税庁によると、経費申請の際に使用できる書類には、以下の記載が必要だとされています。
・書類作成者の氏名
・日付
・明細
・支払い先
ただし、レシートには「宛名」が記載されていないため、宛名の記載がある書類を求められる場合は宛名が書かれた領収書を発行してもらう必要があります。
宛名の記載が必要でない場合とは、「記載金額が3万円未満」かつ小売業、飲食業、旅行に関する事業」と定められています。逆にそれ以外の場合は、宛名の記載がある書類を求められる場合と言えます。

クレジットカードの明細は領収書の代わりになる?

クレジットカードの明細も領収書代わりになります。

個人事業主の方であれば、事業専用のクレジットカードを持っている方も多いのではないでしょうか?クレジットカードの利用明細も領収書の代わりになります。ただし、レシートと同じように以下の内容が記載されている必要があります。

・日付
・名前(購入者本人)
・金額
・明細(商品またはサービスの詳細)
・発行元の情報(店名など)

利用明細は紙媒体にして残しておくと安心なので、毎月送付されてくる明細書をファイルに保管したり、WEB明細を印刷したりしておくとよいでしょう。

クレジットカード会社によっては、半年前の明細が確認できなくなっている場合などもあるので早めの対応がおすすめです。

領収書が不要なケース

以下のように領収書が発行できないケースは、別途必要な対応ととる必要があります。

公共交通機関の運賃

仕事で電車やバスなどを使った際、通常であれば領収書は発行されないと思います。この場合は、領収書の代わりに、交通系ICカードを券売機に差し込むことで、利用履歴を発行する必要があります。

利用履歴発行の際は、当然プライベートの利用と仕事で利用した分を区別しなければいけません。プライベートで使用した分は黒塗りにするのが一般的な方法です。

領収書の保存期間

領収書はある程度の期間保存することが義務付けられています。確定申告が終わったからといって、すぐに捨ててしまうことがないように注意しましょう。

税務調査で税務省から求められた際は、領収書を提出しなければならない場合もあります。領収書の保存期間は以下のように決まっています。

・白色申告をしている→5年
・青色申告をしている→7年(前々年分所得が300万円以下の場合は5年
・青色申告の法人で欠損金が生じた事業年度→10年

個人事業主の場合は、白色申告なら5年、青色申告なら7年が領収書の保存期間と覚えておけば大丈夫でしょう。

上記のように領収書の保存期間は5〜10年と幅があります。思ったより長期間だと感じた人も多いのではないでしょうか。
保存期間中に、領収書を誤って捨ててしまわないように、領収書を年度別に保存しておくなどの工夫をするのがおすすめです。

領収書の保管方法

領収書は確定申告が終わっても、一定期間は保存しておかなければなりません、紛失してしまうと経費が申請できない場合もあるので、ここでは領収書の保管方法についてご紹介します。

項目ごとにファイルを作って保存する

支出した月や経費の項目ごとにファイルをいくつか作って領収書を保存する方法がポピュラーです。項目ごとに領収書を分けることで、後からでもどこに何の領収書があるのか分かりやすくなります。

日の当たらないところに保存する

領収書を保存する際は、日光に晒さないように注意しましょう。長時間日光に晒されると、印字が消えてしまう場合もあるので、ファイリングをするのがベストと言えるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回の記事では、領収書のあれこれについてご紹介しました。本記事を読んで、領収書の概要が分かっていただけたのではないでしょうか。

個人事業主として独立を検討している方は、始める前に領収書について理解を深めておくと良いでしょう。その際に本記事が参考になれば幸いです。

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この記事の監修者SOKKIN MATCH事業責任者/倉田 裕貴
SOKKIN MATCH事業責任者:倉田裕貴 株式会社SOKKIN 人材事業責任者

株式会社サイバーエージェント、シニアアカウントプレイヤーとして大手企業のコンサルに従事。WEB・アプリ問わず、運用ディレクションをメインに幅広い業種のお客様の課題へ対応してきた実績を持つ。2022年、株式会社SOKKIN入社後、SOKKIN MATCH事業責任者に従事。

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